Sosiaalinen median tarjoamat mahdollisuudet nopeana ja vaivattoman tietolähteenä sekä viestintävälineenä ovat vaikuttaneet sen käytön nopeaan kasvuun.  Sosiaalisessa median palveluissa vietetään aikaa, jaetaan tietoa ja mielipiteitä, tehdään yhteistyötä, jutellaan, pelataan ja verkostoidutaan. Palveluiden saatavuuden odotetaan olevan ajan tasalla sekä toimivan reaaliaikaisesti.  Maailmaan halutaan olla yhteydessä silloin kuin itselle parhaiten sopii, riippumatta ajasta tai paikasta.

 

Työaikana tapahtuvan sosiaalisen median käytön tarpeellisuudesta käydään kiihkeästi keskustelua aina lehtien ja verkkosivujen palstoista työpaikkojen kahvipöytiin ja organisaatioiden johtoryhmiin saakka. Milloin ja missä sosiaalisen median eri palveluiden hyödyntäminen on sallittua? Mitä riskejä palvelujen käyttöön liittyy ja miten niitä voidaan minimoida? Missä rooleissa sosiaalisessa mediassa esiinnytään (työntekijänä vai yksityishenkilönä)? Pohdittavia kysymyksiä on paljon, joten ei ihme, että asia herättää paljon keskustelua ja selkeää linjanvetoa työaikana tapahtuvalle käytölle on vaikea tehdä.

 

Miten sosiaalista mediaa voidaan hyödyntää julkishallinnon organisaatiossa?

 

Vaikka julkishallinnon organisaatiot eivät yksityissektorin tavoin markkinoi omia palveluitaan ja tuotteitaan voivat ne silti, oman harkintansa mukaan, käyttää sosiaalisen median palveluita mm. viestinnässä, tiedonjakelussa, palveluiden/toiminnan tunnetuksi tekemisessä ja kansalaismielipiteen luotaamisessa. Esimerkiksi vuorovaikutuksen lisäämistä tukevia palveluita voidaan hyvin hyödyntää kehitettäessä organisaation palveluita ja prosesseja. Lisäksi segmentoimalla eri sosiaalisen median välineitä voidaan paremmin saavuttaa haluttuja kohderyhmiä ja kohdistaa juuri näille räätälöityä viestintää. Toimiminen samoilla foorumeilla asiakkaiden, kansalaisten ja muiden tärkeiden sidosryhmien kanssa auttaa rakentamaan tunnettavuuttaan ja lisäämään luottamusta, millä on merkitystä organisaation maineen ylläpitämisessä tai sen muokkaamisessa haluttuun suuntaan.

 

Sosiaalisen median hyötyjä kartoitettaessa ei myöskään tule unohtaa sen tarjoamia mahdollisuuksia sisäisen viestinnän osana. Parhaimmillaan sosiaalisen median käyttö voi tukea yhtenäisen toimintakulttuurin rakentumista parantamalla yhteydenpitoa ja yhteistyötä. Lisäksi se voi toimia tehokkaana osaamispääoman kerjääjänä. Johtamisen apuvälineenä se tarjoaa myös hyvät edellytykset sekä tiedonkulun että vuorovaikutteisen keskustelukulttuurin ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

 

Mikäli julkishallinnon organisaatio päättää lähteä sosiaaliseen mediaan mukaan, tulee sen tarkkaan määritellä mitä toiminnan ydintehtäviä ja tarkoituksia palveluiden käytön tulee tukea.  Palveluiden hyödyntäminen vaatii myös oman resursointinsa, sillä ajan tasalla olevan informaation päivittäminen ja eri keskustelufoorumeiden seuraaminen vaatii nopeaa reagointikykyä ja -mahdollisuutta. Tästä syystä sosiaaliseen median käyttöönoton tulee olla organisaation tietoinen päätös jolla on johdon tuki. Hyvin tehty suunnitelma ja ohjeistus sosiaalisessa median käyttöön ja siellä esiintymiseen helpottaa sekä työntekijöiden että esimiesten arkea. Yhtenäinen ja selkeä toimintakulttuuri heijastuu myös organisaatiosta ulospäin ja tukee näin myönteisen yrityskuvan muodostumista.