Tässä on jo useampi vuosi etsitty tapoja säästä sekä luontoa, että organisaatiomme rahoja. Yhtenä säästökohteena ovat olleet tulosteet. Yksiköissä on luovuttu turhasta tulostamisesta ja kehotettu harkitsemaan tarkkaan, milloin tulostetaan värillisenä ja milloin kelpaa tavallinen musta-valkotuloste.

Hyvinkään sairaanhoitoalueella ilmestyy joka toinen viikko paperiversiona viikkotiedote Vinkki, ja vaikka jokaisesta ilmestyvästä tiedotteesta tehdään myös sähköinen versio intranetiin, niin paperiversio mielletään kuitenkin ”oikeaksi Vinkiksi”. Tämä selvisi kyselyssä, jonka tiedotushenkilöstö teki kolme kuukautta sitten. Sairaanhoitoalueen henkilöstöltä kysyttiin, että kumpaa Vinkkiä luet mieluiten; paperista vai sähköistä? Yli puolet oli sitä mieltä, että paperiversio on kätevämpi. Perusteluina oli useimmilla se, että sen voi lukea ruoka- tai kahvitauolla taukotilassa, eikä tarvitse etsiä tietokonetta.
 
Ihan hyvät perustelut, kun ottaa huomioon, ettei jokaisella ole käytettävissä omaa tietokonetta. Mutta tulosteiden määrä onkin mielestäni se ongelma ja kohde, jossa tullaan varmasti säästämään, jos painopistettä siirretään sähköisen viikkotiedotteen suuntaan. Eli jos ei aivan kokonaan siirrytä sähköiseen versioon, niin ainakin tulosteiden määrää tulisi vähentää.
 
Perustelen väitettäni seuraavasti:
 
Luulenpa, ettei monikaan tiedä, minkälainen prosessi Vinkin teko loppujen lopuksi on ja kuinka monta työvaihetta ja henkilöä tarvitaan, että lehtinen vihdoin ja viimein saadaan joka toinen maanantai henkilökunnan luettavaksi.
 
Ensin tiedottaja työstää lehtisen PageMaker-ohjelmalla, jonka jälkeen hän tulostaa sen paperiversioksi. Paperiversio laitetaan autopostin kuljetettavaksi Hyvinkään sairaalasta Kellokosken sairaalan, jossa vahtimestarit tulostavat tiedotteet viikonlopun aikana. Tämän jälkeen lehtisiin liimataan osoitetarrat ja autoposti kuljettaa valmiit tulosteet sairaanhoitoalueen moniin eri toimipisteisiin. Toimipisteiden lähetit jakavat jokaiselle osastolle useita viikkotiedotteita ja joillakin osastoilla työntekijä saavat ihan oma henkilökohtaisen tiedotteen. Siis ainakin 5-6 henkilöä häärii tiedotteen kimpussa, kun minun näkemykseni mukaan 1-2 henkilöä riittäisi, kun tiedote julkaistaisiin sähköisesti; tiedottajan- ja mahdollisesti tulosyksikön sihteerin työpanos.
 
Mikäli Vinkin pääasiallinen formaatti muutetaan ainostaan sähköiseksi versioksi, ei se estä tiedotteen tulostamista taukotilaan. Tästä tulee tehdä vain ohjeistus, että Vinkin ilmestymismaanantaisin tulosyksikön sihteerin tehtävänä on tulostaa taukotiloihin yhdet kappaleet viikkotiedotetta. Näin ne, joilla ei ole mahdollisuutta lukea sähköistä Vinkkiä, voivat tehdä sen edelleenkin paperiversiosta. Tällä minun ehdottamallani mallilla säästyy henkilöresursseja, paperia ja mustetta sekä näin ollen myös luontoa ja sairaanhoitoalueen rahoja.
 
Mikäli ei lähdetä aivan totaalisesti sähköiseen maailmaan, niin uskon, että säästöjä saadaan siitäkin, jos jokaiseen toimipisteeseen tehdään nykyisen toimintamallin mukaan paperiversiota vain 1-2 kappaletta, ei siis jokaiselle omaa. Mutta tässä tapauksessa edelleenkin viikkotiedotteen tekemiseen käytettävät henkilöresurssit eivät vähene, ainostaan henkilötyönmäärä.
 
Muutos olisi harkitsemisen arvoinen säästökohde ja nykyaikaan siirtymistä. Ja sitä paitsi, mikä olisikaan sen mukavampaa, kuin lukea pirtsakan värikäs Vinkki sähköisesti koneelta, klikata linkkiä ja päästä suoraan lisätietoihin tai ilmoittautumaan eri tilaisuuksiin sen sijaan, että lukisi tylsää musta-valkotulostetta ja etsisi myöhemmin lisätiedot ja ilmoittautumislomakkeet intranetistä.
 
Totean lopuksi, että ovathan HUS:n muutkin sairaalat siirtyneet pääosin sähköiseen tiedottamiseen, joten uskon, että se onnistuu myös meillä Hyvinkäälläkin.